We maken met elkaar steeds meer gebruik van online overleg en geven van online presentaties. Ik was benieuwd hoe je op een professionele manier en vol vertrouwen zo'n meeting leidt of deelneemt. Dus volgde ik er een e-learningmodule over van de Amerikaanse news anchor en mediaprofessional Jessica Chen.
"Online vergaderen en presenteren voelt voor iedereen (nog) onwennig. Wees je hiervan bewust en accepteert dit."
Met een goede voorbereiding en deze tips zorg je ervoor dat deelnemers zich gezien voelen en dat de meeting een succes wordt.
Online meetings kun je verdelen in drie scenario's
- Eén persoon geeft een presentatie aan een groep. De groep ziet hierbij soms (schermvullend) de presentatie en hoort de stem van de presentator. Er is weinig verbinding dus grote kans op afleiding. Wil je toch iets presenteren? Toon de hoofdlijnen van je verhaal, weinig tekst en gebruik krachtige afbeeldingen.
- Een groepsgesprek of discussie heeft structuur nodig die je aanbrengt door het vooraf delen van de agenda.
- In 1-op-1 gesprekken wil je gerichte aandacht voor elkaar te hebben. Door benodigd materiaal uit te printen en vóór je te hebben, kun je meer aandacht aan de ander besteden.
Meer betrokkenheid door deelnemers een podium te geven.
Goede gespreksleiders vragen aan actieve deelnemers vaak om zichzelf voor te stellen. Het voorstellen verhoogt de betrokkenheid en verlaagt de drempel voor anderen. Als een gespreksleider dit niet stimuleert kun je de ruimte pakken om jezelf voor te stellen. Een goede manier is door een vraag stellen tijdens een pauze of na afronding van een vorige spreker. Je kunt de chatfunctie ook als startpunt gebruiken.
"Lichaamstaal en oogcontact is online beperkt.
Het is soms nodig om elkaar wat vaker bij de naam te noemen."
Interactie brengt levendigheid en energie: "Robin: wat is jouw mening over..."
Afleiding is bij een online meeting een groot risico: hoe houd je iedereen betrokken en geïnteresseerd? Goed luisteren en visueel waarnemen is voor de gespreksleider het belangrijkst. Deelnemers verwachten van de gespreksleider dat die het gesprek stuurt. Bij stiltes (een gevaar voor afleiding) kan de gespreksleider de aandacht terugbrengen door gericht een vraag te stellen: "Robin, wat is jouw mening over... "
Deel je scherm of toon iets voor de camera.
Goede presentaties zijn succesvol omdat ze (a.) verrassend zijn of (b.) bijzondere afbeeldingen hebben. Video-calls zijn vooral visueel, wees creatief door je scherm te delen en vooraf beelden, audio en video klaar te zetten.
Wil je het eens anders doen? Leg een product klaar en demonstreer of toon het voor de camera. Dit brengt meer dynamiek, is verrassend en brengt afwisseling.
Ogen, houding en handen.
Wanneer kijk je recht in de camera en wanneer kijk je naar de andere deelnemers? Hieronder zie je het subtiele verschil in oogopslag, dat voor de communicatie van groot belang is.
Als je presenteert kijk je recht in de camera, deelnemers
voelen zich rechtstreeks aangesproken.
In een kleinere setting met meer interactie is het beter om naar de deelnemers te kijken om ze te kunnen "lezen". (hieronder)
Zithouding: als je spreekt zit je op het puntje van je stoel.
Presenteer je of wil je gaan je spreken? Ga met een rechte rug en ontspannen schouders op het puntje van je stoel zitten. Hierdoor heb je een open, actieve houding en spreek je makkelijker. Als je niet spreekt kun je iets relaxter zitten, maar wees niet afwezig of onderuitgezakt.
Handen geven krachtige lichaamssignalen af die je óók online kunt gebruiken. Je kunt omvang, vorm, beweging, of getallen uitbeelden. Liever niet: "armen over elkaar", zwaaien in de camera of wijzen naar de camera.
Kleding en camerapositie.
Zakelijke kleding in vrolijke kleuren zorgt ervoor dat je opvalt tussen donkere of grijze kleding. Glanzende kleding of met streepjes (hiernaast) kan afleiden van de boodschap.
Zet je camera op ooghoogte, je komt zo het beste over en
kunt je verhaal met zelfvertrouwen brengen.
Probeer het licht van vooraf te laten vallen, zonder dat de zon direct in je ogen schijnt. Licht van achter (lamp of raam) zorgt voor slecht beeld en resulteert soms alleen in een silhouet.
Andere tips die je makkelijker en met meer vertrouwen laten spreken:
- Vraag iemand te notuleren en verspreid notulen direct na de vergadering. Omdat er veel kan gebeuren en afleiding een risico is, draagt dit bij aan effectiviteit.
- Mute de microfoon als je niet spreekt, jouw omgevingsgeluid kan het overleg verstoren. En vergeet niet je telefoon op "stil" te zetten, zo voorkom je dat je zelf afgeleid wordt. E-mail afhandelen doen we niet tijdens de meeting: het kan respectloos en ongeïnteresseerd overkomen.
- Je zit thuis en hoe gezellig je huis ook is: gebruik van een virtuele achtergrond zorgt voor privacy en een professionele uitstraling.
- Vaak treden audio problemen op door een slechte verbinding, test vooraf en sluit de deur van je kantoor. Je kunt ook een koptelefoon met microfoon gebruiken bij storend omgevingsgeluid.
- Je kunt de vergadering opnemen om later terug te kijken of te verspreiden. Vergeet vooral niet de deelnemers te informeren en om toestemming te vragen.
Over de auteur:
Hans Hoekstra is interim sales- en business developmentmanager en gespecialiseerd in de sectoren Onderwijs en Zorg.
Het bedrijf Marktwijs Consultancy ondersteunt bij sales en business development projecten.
Reactie schrijven